En ese contexto, uno de los mayores desafíos no es lo que las universidades quieren decir, sino cómo llegar a las personas adecuadas en el momento oportuno.

La señalización digital se ha convertido en uno de los éxitos más discretos de la comunicación en el campus. Hace diez años era una novedad: una pantalla en el centro de estudiantes o un menú en la cafetería. Hoy en día, se ha transformado en una herramienta de comunicación fiable para todo el campus, que facilita la docencia, mejora la experiencia estudiantil e incluso permite enviar mensajes de emergencia.

A continuación, se analiza cómo las universidades lo utilizan en la práctica, por qué funciona y qué beneficios obtienen al gestionarlo a través de una única plataforma como CleverLive.

1. Acercarse a los estudiantes donde ya están

Los estudiantes no utilizan el correo electrónico como las instituciones quisieran. Las redes sociales fragmentan el mensaje. Los carteles pasan desapercibidos o se retiran a los pocos días.

La señalización digital cubre esta carencia al colocar la información directamente donde los estudiantes ya pasan tiempo: entradas, vestíbulos de aulas, bibliotecas, salas comunes, colas de cafeterías y rutas entre edificios.

Cuando la Universidad de Malta comenzó a expandir su infraestructura de señalización digital, su objetivo principal era simple: mantener informados a los estudiantes sin depender de sus correos electrónicos. Angela Xuereb, ejecutiva sénior de la Oficina de Marketing, Comunicaciones y Antiguos Alumnos, lo expresó claramente:

“CleverLive se adapta a nuestras necesidades: podemos comunicar nuestro mensaje de forma fácil y rápida.”
— Universidad de Malta

Es precisamente esta inmediatez lo que ha hecho que la señalización digital sea tan valiosa. Un estudiante puede pasar por alto un correo electrónico, pero no puede ignorar una pantalla en el vestíbulo de su edificio.

2. Crear coherencia en un patrimonio complejo

La mayoría de las universidades no son un solo edificio, sino pequeñas ciudades.
Cada facultad suele gestionar la comunicación de forma diferente. Un edificio puede tener una pantalla, otro puede usar carteles impresos, otro se basa en hojas de cálculo fijadas a los tablones de anuncios.

Esta inconsistencia genera fricción entre los estudiantes y ejerce más presión sobre los equipos de comunicación.

La señalización digital ayuda a estandarizar la forma en que se presenta la información.
Con CleverLive, las universidades pueden gestionar:

• Edificios diferentes

• Múltiples campus

• Bibliotecas y centros de estudio

• Residencias universitarias

• edificios SU

• Letreros exteriores o que dan a las ventanas

…todo desde un panel de control centralizado.

El equipo de la Universidad de Sheffield resumió claramente la ventaja de esto:

“CleverLive es un sistema excelente con todas las funcionalidades que necesitamos, y un servicio magnífico.”
— Mark Cawkwell-Burns, analista de sistemas informáticos y empresariales

Para Sheffield, la ventaja no residía solo en el hardware, sino en contar con un sistema que eliminaba el caos de múltiples pantallas desconectadas.

3. Apoyo a la vida académica

La señalización digital desempeña un papel práctico en el ritmo académico:

Cambios de horario

Si un aula de conferencias queda indisponible, la señalización puede mostrar rutas alternativas y cambios de sala sin necesidad de enviar correos electrónicos masivos.

Mensajería en vivo en el campus

Las universidades utilizan la señalización para:

• Ventanas de evaluación

• Horario de apertura de la biblioteca

• Eventos de investigación

• Conferencias de invitados

• Plazos de inscripción o registro

• Oportunidades de voluntariado y prácticas profesionales

Actualizaciones a nivel de profesorado

Los departamentos a menudo necesitan difundir mensajes específicos sobre temas concretos, pero sin perder la coherencia en el resto de la organización.
El acceso basado en roles de CleverLive ayuda a mantener el control centralizado al tiempo que proporciona flexibilidad a los equipos locales.

4. Mejorar el bienestar y el sentido de pertenencia.

Los equipos de bienestar estudiantil recurren cada vez más a la señalización para hacer llegar los mensajes a los estudiantes sin abrumarlos.

Los usos comunes incluyen:

• Dónde encontrar apoyo hoy

• Horario de atención sin cita previa

• Recordatorios para el estrés de los exámenes

• Eventos de atención plena

• Contactos de apoyo para situaciones de crisis

Debido a que aparecen en espacios comunes, llegan a estudiantes que tal vez nunca lean un correo electrónico en el que se les pida que "se pongan en contacto si necesitan ayuda".

Las universidades también han señalado que la señalización digital contribuye a definir la experiencia en el campus. Mensajes de bienvenida cordiales, campañas inclusivas y recordatorios personalizados contribuyen a crear un sentimiento de pertenencia, algo que se ha convertido en una prioridad en todo el sector.

5. Comunicación de emergencia y deber de protección

Con la introducción de la Ley de Martyn, las universidades están analizando con qué rapidez pueden difundir un mensaje en todo un campus.

La señalización digital suele formar parte de esa estrategia porque:

• Es muy visible en las zonas públicas.

• Los mensajes anulan el contenido programado al instante.

• El personal no necesita estar en el edificio para activarlo.

• Las instrucciones se pueden mostrar de forma clara y tranquila.

Si bien la señalización no es la única herramienta que utilizan las universidades para la comunicación en situaciones de emergencia, es una de las formas más eficaces de llegar a los estudiantes que no están usando sus teléfonos móviles.

6. Reducir los residuos de impresión y mejorar la sostenibilidad

Las universidades pueden gastar decenas de miles de libras esterlinas al año en carteles, pancartas y reimpresiones impresas. La mayoría de los carteles se usan durante una o dos semanas y luego se desechan. La señalización digital elimina este ciclo casi por completo.

En lugar de reimprimir materiales para:

• Jornadas de puertas abiertas

• Eventos de SU

• Cambios de habitación

• Anuncios del departamento

• Iniciativas del campus

…las universidades simplemente actualizan una plantilla en CleverLive.

Reducir el consumo de papel no solo es una opción más respetuosa con el medio ambiente, sino que también flexibiliza la comunicación. Los mensajes se pueden actualizar cada hora, en lugar de semanalmente.

7. Adaptar las pantallas antiguas en lugar de reemplazarlas por completo.

Muchas universidades ya tienen pantallas instaladas de intentos anteriores de señalización, a menudo en vestíbulos de aulas, recepciones o pasillos. Estas pantallas suelen depender de la reproducción por USB o de reproductores obsoletos.

En lugar de reemplazarlo todo, CleverLive se integra con los reproductores Pico XI para que las instituciones puedan modernizar el hardware existente a bajo costo.

Este enfoque ayuda a las universidades a desarrollar un plan de comunicación a largo plazo sin una gran inversión inicial.

8. ¿Cómo suele ser una red de señalización universitaria real?

Según las implementaciones recientes, un conjunto práctico de señalización HE generalmente incluye:

• Pantallas CL Pro en vestíbulos, bibliotecas y centros de enseñanza.

• Tótems CL en áreas de recepción y puntos de navegación

• Pantallas más pequeñas o adaptaciones de Pico XI en los pasillos de las aulas.

• Unidades exteriores o de alta luminosidad para señalización e información a los visitantes.

• Contenido basado en categorías (instalaciones, SU, bienestar, académico, emergencias)

• Una lista de reproducción para todo el campus que se actualiza automáticamente cada día.

• Contenido local para edificios específicos

Una vez que todo está conectado a CleverLive, las universidades suelen comprobar que el tiempo que ahorran en correos electrónicos, carteles y gestión de pantallas individuales es considerable.

9. Lo que más valoran las universidades

En todas las instituciones, se repiten algunos temas recurrentes en los comentarios:

Velocidad

Los equipos de TI o de comunicaciones pueden enviar mensajes a toda una red en cuestión de segundos.

Claridad

Las pantallas se convierten en un único punto de referencia: en directo, preciso y coherente.

Sencillez

El personal no necesita conocimientos complejos de diseño; las plantillas y los cronogramas eliminan las conjeturas.

Servicio

Las universidades valoran a los proveedores que responden con rapidez y que apoyan proyectos a largo plazo.

Escalabilidad

Es posible añadir pantallas con el tiempo sin necesidad de reemplazar la plataforma principal.

La señalización digital no sustituirá al correo electrónico, pero cubre la brecha de comunicación con la que las universidades han lidiado durante años: la necesidad de mensajes oportunos, visibles y que lleguen a todo el campus.

Desde actualizaciones rápidas en los vestíbulos de los edificios hasta contenido que fomenta el bienestar estudiantil, la señalización se ha convertido en una parte práctica del funcionamiento diario de las universidades. La experiencia de instituciones como Malta y Sheffield demuestra su valor: es sencilla, eficaz y, gestionada a través de CleverLive, ofrece a las universidades una forma fiable de comunicarse en un entorno donde la puntualidad y la claridad son cruciales.