En ese entorno, uno de los mayores desafíos no es lo que las universidades quieren decir, sino cómo llegar a las personas adecuadas en el momento adecuado.
La señalización digital se ha convertido en uno de los casos de éxito más discretos en la comunicación universitaria. Hace diez años era una novedad: una pantalla en la asociación de estudiantes o un tablero de menú en el comedor. Hoy en día, se ha convertido en una herramienta de comunicación fiable para todo el campus que apoya la enseñanza, la experiencia estudiantil e incluso la mensajería de emergencia.
A continuación se muestra cómo las universidades lo utilizan en la práctica, por qué funciona y qué ganan al gestionarlo a través de una única plataforma como CleverLive.
1. Conocer a los estudiantes donde ya están
Los estudiantes no usan el correo electrónico como las instituciones desearían. Las redes sociales fragmentan el mensaje. Los carteles se pasan por alto o se eliminan en cuestión de días.
La señalización digital llena este vacío al colocar información directamente donde los estudiantes pasan el tiempo: entradas, vestíbulos de salas de conferencias, bibliotecas, salas comunes, colas de cafeterías y rutas entre edificios.
Cuando la Universidad de Malta comenzó a expandir su infraestructura de señalización digital, su objetivo principal era simple: mantener informados a los estudiantes sin depender de las bandejas de entrada. Angela Xuereb, ejecutiva sénior de la Oficina de Marketing, Comunicaciones y Antiguos Alumnos, lo expresó claramente:
“CleverLive se adapta a nuestras necesidades: podemos comunicar nuestro mensaje de forma fácil y rápida”.
— Universidad de Malta
Es esta inmediatez la que ha hecho que la señalización digital sea tan valiosa. Un estudiante podría pasar de largo un correo electrónico, pero no puede pasar de largo una pantalla en el vestíbulo de su edificio.
2. Crear coherencia en un patrimonio complejo
La mayoría de las universidades no son un solo edificio: son pequeñas ciudades.
Cada facultad suele gestionar la comunicación de forma diferente. Un edificio puede tener una pantalla, otro usar carteles impresos, otro depende de hojas de cálculo fijadas en tablones de anuncios.
Esta inconsistencia crea fricción para los estudiantes y pone más presión sobre los equipos de comunicaciones.
La señalización digital ayuda a estandarizar la forma en que se presenta la información.
Con CleverLive, las universidades pueden gestionar:
Diferentes edificios
Múltiples campus
Bibliotecas y centros de estudio
Residencias universitarias
Edificios de la SU
Señalización exterior o de ventana
…todo desde un único panel central.
El equipo de la Universidad de Sheffield resumió claramente la ventaja de esto:
“CleverLive es un gran sistema con todas las funcionalidades que necesitamos y un excelente servicio”.
— Mark Cawkwell-Burns, analista de sistemas empresariales y de TI
Para Sheffield, el beneficio no fue sólo el hardware, sino tener un sistema que eliminaba el caos de múltiples pantallas desconectadas.
3. Apoyo a la vida académica
La señalización digital juega un papel práctico en el ritmo académico:
Cambios de horario
Si una sala de conferencias no está disponible, la señalización puede mostrar redirecciones y cambios de sala sin depender de correos electrónicos masivos.
Mensajería en vivo del campus
Las universidades utilizan la señalización para:
Ventanas de evaluación
Horario de apertura de la biblioteca
Eventos de investigación
Conferencias de invitados
Fechas límite de inscripción o matriculación
Oportunidades de voluntariado y pasantías
Actualizaciones a nivel de facultad
Los departamentos a menudo necesitan difundir mensajes sobre temas específicos, pero sin perder la coherencia a lo largo del territorio.
El acceso basado en roles de CleverLive ayuda a mantener el control central y al mismo tiempo brinda flexibilidad a los equipos locales.
4. Mejorar el bienestar y la pertenencia
Los equipos de bienestar estudiantil recurren cada vez más a la señalización para transmitir mensajes a los estudiantes sin abrumarlos.
Los usos comunes incluyen:
Dónde encontrar apoyo hoy
Horario de asesoramiento sin cita previa
Recordatorios del estrés de los exámenes
Eventos de atención plena
Contactos de apoyo para crisis
Debido a que aparecen en espacios comunes, llegan a estudiantes que tal vez nunca lean un correo electrónico que les pide que “se comuniquen si necesitan ayuda”.
Las universidades también han observado que la señalización digital contribuye a mejorar la experiencia en el campus. Mensajes de bienvenida, campañas inclusivas y recordatorios específicos contribuyen a un sentimiento de pertenencia, algo que se ha convertido en una prioridad en todo el sector.
5. Comunicación de emergencia y deber de protección
Con la introducción de la Ley de Martyn, las universidades están examinando qué tan rápido pueden difundir un mensaje a través de un patrimonio.
La señalización digital a menudo se convierte en parte de esa estrategia porque:
Es muy visible en áreas públicas.
Los mensajes anulan el contenido programado instantáneamente
El personal no necesita estar en el edificio para activarlo.
Las instrucciones se pueden mostrar de forma clara y tranquila.
Si bien la señalización no es la única herramienta en la que confían las universidades para la comunicación de emergencia, es una de las formas más efectivas de llegar a los estudiantes que no usan sus teléfonos.
6. Reducir los residuos de impresión y mejorar la sostenibilidad
Las universidades pueden gastar decenas de miles de libras al año en carteles impresos, pancartas y reimpresiones. La mayoría de los carteles se usan durante una o dos semanas y luego se desechan. La señalización digital elimina este ciclo casi por completo.
En lugar de reimprimir materiales para:
Jornadas de puertas abiertas
Eventos de la SU
Cambios de habitación
Anuncios del departamento
Iniciativas del campus
…las universidades simplemente actualizan una plantilla en CleverLive.
Reducir el uso de papel no solo es una opción ecológica, sino que también flexibiliza la comunicación. Los mensajes pueden actualizarse cada hora, no cada semana.
7. Modernizar pantallas antiguas en lugar de reemplazar todo
Muchas universidades ya cuentan con pantallas instaladas de proyectos anteriores de señalización, a menudo en vestíbulos de conferencias, recepciones o pasillos. Estas pantallas suelen depender de reproductores USB o de dispositivos obsoletos.
En lugar de eliminar todo, CleverLive se integra con los reproductores Pico XI para que las instituciones puedan modernizar el hardware existente a bajo costo.
Este enfoque ayuda a las universidades a desarrollar un plan de comunicaciones a largo plazo sin una gran inversión inicial.
8. Cómo suele ser una verdadera red de señalización universitaria
A partir de implementaciones recientes, un conjunto práctico de señalización HE generalmente incluye:
Pantallas CL Pro en vestíbulos de entrada, bibliotecas y centros de enseñanza
Tótems CL en áreas de recepción y puntos de navegación
Pantallas más pequeñas o modernizaciones Pico XI en los pasillos de conferencias
Unidades exteriores o de alta luminosidad para orientación e información a visitantes
Contenido basado en categorías (fincas, SU, bienestar, académico, emergencia)
Una lista de reproducción para todo el campus que se actualiza automáticamente cada día.
Contenido local para edificios específicos
Una vez que todo está conectado a CleverLive, las universidades generalmente descubren que el tiempo ahorrado en correos electrónicos, carteles y gestión de pantallas individuales es significativo.
9. Lo que más valoran las universidades
En todas las instituciones, algunos temas aparecen constantemente en los comentarios:
Velocidad
Los equipos de TI o comunicaciones pueden enviar mensajes a todo un patrimonio en segundos.
Claridad
Las pantallas se convierten en un único punto de verdad: vivo, preciso y consistente.
Sencillez
El personal no necesita habilidades de diseño complejas; las plantillas y los cronogramas eliminan las conjeturas.
Servicio
Las universidades valoran a los proveedores que responden rápidamente y apoyan proyectos a largo plazo.
Escalabilidad
Se pueden agregar pantallas con el tiempo sin reemplazar la plataforma principal.
La señalización digital no reemplazará al correo electrónico, pero llena el vacío de comunicación con el que las universidades han luchado durante años: la necesidad de mensajes oportunos, visibles y en todo el campus.
Desde actualizaciones rápidas en los vestíbulos de los edificios hasta contenido que promueve el bienestar estudiantil, la señalización se ha convertido en un elemento práctico del funcionamiento diario de las universidades. Los comentarios de instituciones como Malta y Sheffield demuestran su valor: es sencilla, funciona y, gestionada a través de CleverLive, ofrece a las universidades una forma fiable de comunicarse en un entorno donde la puntualidad y la claridad son cruciales.
