Reto

Antes de la pandemia, la organización identificó la necesidad de una solución para sus salas de reuniones que permitiera al personal y a los clientes comunicarse a través de todas las plataformas de videoconferencia de forma fácil y segura. Junto con la adopción acelerada del trabajo híbrido, se hizo imprescindible que el personal pudiera participar plenamente en las reuniones, tanto desde casa como desde la oficina.

La configuración de las salas de reuniones en las distintas sedes de Bishop Fleming consistía en un ordenador conectado a una pantalla. El director técnico, Andrew Yearsley, describió la experiencia de las reuniones a distancia como deficiente tanto en cuanto a usabilidad como a seguridad.

Para iniciar una videollamada, el personal tenía que iniciar sesión en su propia cuenta para acceder a los enlaces, lo que a menudo implicaba la instalación de software no autorizado en el ordenador de la sala. Al finalizar la llamada, el personal no siempre se acordaba de cerrar la sesión y borrar sus credenciales, lo que suponía el riesgo de que quedara expuesta información confidencial o personal.

Para Andrew Yearsley, director técnico de Bishop Fleming, el mayor reto consistía en encontrar una solución que ofreciera una experiencia de usuario sencilla pero segura, independientemente de la solución de videoconferencia que eligieran sus clientes. Ya fuera Teams, Zoom, Lifesize, BlueJeans, Webex o GoToMeeting, la organización quería dar soporte a todas las plataformas.

A este reto se sumaba el deseo de contar con una experiencia de videoconferencia uniforme en las salas de reuniones de todas las sedes. «Dado que tenemos personal que se desplaza entre oficinas, necesitamos saber que pueden pasar de una a otra sin problemas», comenta Yearsley.

Dado que la organización había adoptado un modelo de trabajo híbrido, los directivos de Bishop Fleming querían asegurarse de que todo el personal pudiera participar plenamente en las reuniones, independientemente de si se conectaban desde casa o desde la sala de reuniones.

La solución

Cuando Bishop Fleming se trasladó a una nueva oficina en Bristol en 2020, en colaboración con el proveedor de soluciones informáticas Jigsaw24, la organización invirtió en seis salas de reuniones recién equipadas para facilitar las reuniones híbridas y a distancia. Como parte de esta iniciativa, se instaló el software DisplayNote Launcher en seis pantallas táctiles Clevertouch UX Pro.

Con Launcher instalado, los usuarios pueden acceder fácilmente a toda la gama de plataformas de videoconferencia que utilizan los clientes de la organización e iniciar o unirse a llamadas con un solo toque. Al finalizar la llamada, la función «Automatic Cleanup» borra el rastro del usuario, eliminando la información de inicio de sesión y el historial de navegación. De este modo, todos los datos permanecen seguros y protegidos.

Dado que Launcher aporta un valor añadido a las seis nuevas salas reacondicionadas, Yearsley y su equipo lo han implantado desde entonces en todas las salas de reuniones de la organización, 21 pantallas en total, incluidas las pantallas antiguas no táctiles.

Resultado

Gracias al uso de Launcher en modo quiosco en todas las sedes, los usuarios disfrutan de una experiencia de reunión uniforme en todas las sedes de la empresa, lo que facilita al personal desplazarse entre oficinas.

El personal puede participar plenamente en las reuniones, independientemente de dónde se encuentre, y puede unirse fácilmente a las llamadas, sea cual sea la solución elegida por sus clientes.