Défi

Avant la pandémie, l’organisation avait identifié le besoin d’une solution pour ses salles de réunion, qui permettrait au personnel et aux clients de communiquer facilement et en toute sécurité via toutes les solutions de visioconférence. Compte tenu de l’adoption accélérée du travail hybride, il est devenu essentiel que le personnel puisse participer pleinement aux réunions, que ce soit à domicile ou au bureau.

Dans les différents sites de Bishop Fleming, les salles de réunion étaient équipées d’un PC connecté à un écran. Andrew Yearsley, directeur technique, a décrit l’expérience des réunions à distance comme étant loin d’être optimale, tant en termes de convivialité que de sécurité.

Pour lancer un appel de visioconférence, les collaborateurs devaient se connecter à leur propre compte pour accéder aux liens, ce qui impliquait souvent l’installation de logiciels non approuvés sur l’ordinateur de la salle. À la fin de l’appel, ils n’avaient pas toujours le réflexe de se déconnecter et d’effacer leurs identifiants, ce qui créait un risque d’exposition d’informations sensibles ou personnelles.

Pour Andrew Yearsley, directeur technique chez Bishop Fleming, le plus grand défi consistait à trouver une solution capable d’offrir une expérience utilisateur à la fois simple et sécurisée, quelle que soit la solution de visioconférence choisie par leurs clients. Teams, Zoom, Lifesize, BlueJeans, Webex ou GoToMeeting : l’organisation souhaitait prendre en charge toutes ces plateformes.

À ce défi s’ajoutait le souhait de disposer d’une expérience de visioconférence homogène dans les salles de réunion de tous les sites. « Comme nos collaborateurs se déplacent d’un bureau à l’autre, nous devons nous assurer qu’ils peuvent passer de l’un à l’autre en toute fluidité », commente M. Yearsley.

L’organisation ayant adopté un modèle de travail hybride, les dirigeants de Bishop Fleming tenaient à s’assurer que l’ensemble du personnel puisse participer pleinement aux réunions, qu’il se connecte depuis son domicile ou depuis une salle de réunion.

La solution

Lorsque Bishop Fleming a emménagé dans de nouveaux locaux à Bristol en 2020, en collaboration avec le fournisseur de solutions informatiques Jigsaw24, l’organisation a investi dans six salles de réunion nouvellement équipées afin de prendre en charge les réunions hybrides et à distance. Dans ce cadre, le logiciel DisplayNote Launcher a été installé sur six écrans tactiles Clevertouch UX Pro.

Grâce à Launcher, les utilisateurs peuvent facilement accéder à l’ensemble des plateformes de visioconférence utilisées par les clients de l’organisation et lancer ou rejoindre des appels d’une simple pression. À la fin de l’appel, la fonction « Automatic Cleanup » efface toute trace de l’utilisateur, en supprimant les informations de connexion et l’historique de navigation. Cela garantit la sécurité et la confidentialité de toutes les données.

Launer apportant une valeur ajoutée aux six nouvelles salles réaménagées, Yearsley et son équipe l’ont depuis déployé dans toutes les salles de réunion de l’organisation, soit 21 écrans au total, y compris les anciens écrans non tactiles.

Résultat

Grâce à l'utilisation de Launcher en mode kiosque sur tous les sites, les utilisateurs bénéficient d'une expérience de réunion uniforme sur l'ensemble des sites de l'entreprise, ce qui permet au personnel de se déplacer facilement d'un bureau à l'autre.

Les collaborateurs peuvent participer pleinement aux réunions, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, et rejoindre facilement les appels, quelle que soit la solution choisie par leurs clients.