Jak będzie wyglądać sala spotkań po pandemii? W tej chwili trudno powiedzieć. Jedno jest pewne; nie będzie już taki sam jak wcześniej. Czemu?

1 . Praca zdalna jest tu na dłużej - co oznacza, że ​​wideokonferencje również pozostają na dobrej pozycji. 77% pracowników prosi o większą elastyczność w miejscu pracy po wystąpieniu COVID. Koncepcja „pracy hybrydowej” zyskała sławę w odpowiedzi na nasze zmieniające się w tym roku nawyki pracy, a wiele globalnych organizacji zdecydowało się na ten bardziej mieszany model pracy w dłuższej perspektywie.

2. Większe zgromadzenia ludzi prawdopodobnie zostaną ograniczone do 2021 roku . Ograniczenia dotyczące podróży i spotkań towarzyskich zmniejszą liczbę i częstotliwość osobistych spotkań w dającej się przewidzieć przyszłości.

To może prowadzić nas tylko do jednego wniosku: hybryda to nowy standard.

Czym właściwie jest spotkanie hybrydowe?

Spotkania hybrydowe odnoszą się do tych, w których nie wszyscy uczestnicy są w sali. Niektórzy uczestnicy są razem w tym samym miejscu, podczas gdy inni dołączają do spotkania za pośrednictwem połączenia konferencyjnego lub platform internetowych.

Dla moderatorów spotkania hybrydowe mogą być trudne w zarządzaniu, ponieważ nie można polegać na tym, że wszyscy mają dostęp do tej samej technologii spotkań lub zasobów fizycznych. Eksperci zdalnej pracy zespołowej często zalecają przyjęcie następującej zasady: jeśli ktoś jest wirtualny, każdy jest wirtualny ; co oznacza, że ​​każde spotkanie ze zdalnymi uczestnikami powinno zostać całkowicie przeniesione do wirtualnej przestrzeni spotkań.

Wcześniejsze

Jakie są zalety spotkań hybrydowych?

Jak sugeruje to słowo, „hybrydowe” oferuje korzyści płynące z obu rodzajów spotkań: twarzą w twarz i na odległość. Uczestnicy fizyczni korzystają z bogactwa komunikacji osobistej, podczas gdy uczestnicy zdalni korzystają z elastyczności wideokonferencji.

Dostępność

Spotkania hybrydowe zapewniają, że spotkania są dostępne dla każdego, kto musi tam być - niezależnie od tego, czy przyjeżdża z domu, czy z innego kraju. Pomaga to również zwiększyć udział osób, które mogą napotkać ograniczenia w podróżowaniu z powodu złego stanu zdrowia, przyczyn finansowych lub ograniczonej sprawności ruchowej. A dla firmy z zglobalizowaną siłą roboczą zapewnia to wyrównanie i ułatwia integrację między zespołami.

Cięcie kosztów

W przypadku większych spotkań z uczestnikami z innych krajów / organizacji - spotkania hybrydowe oferują obniżone koszty wynajmu miejsca, wyżywienia, zakwaterowania itp. Spotkanie koncentruje się bardziej na treści niż na zewnętrznych czynnikach, takich jak komfort siedzeń i półmiski kanapek (które są czasami wątpliwe).

Szeroka współpraca

Podczas gdy spotkania hybrydowe mogą nie zapewniać intymności i produktywności mniejszych spotkań osobistych, umożliwiają one wymianę pomysłów wśród szerszej publiczności, zwiększając udział i wkład.

Bezprzewodowe narzędzia do udostępniania, takie jak montaż, oznaczają, że uczestnicy w pokoju mogą udostępniać treści na ekranie sali konferencyjnej i współpracować nad nimi w czasie rzeczywistym.

Jakie są wyzwania związane ze spotkaniami hybrydowymi?

Jak ze wszystkim w życiu, zawsze jest wada - dotyczy to również spotkań hybrydowych. Jedną z istotnych wad są techniczne aspekty tych spotkań, a mianowicie cyfrowe zakłócenia i awarie technologii.

Cyfrowe rozrywki

73% osób w sali konferencyjnej wykonuje wiele zadań jednocześnie.

Tam, gdzie przeglądanie Internetu lub czytanie wiadomości e-mail, gdy siedzisz obok mówcy w fizycznej sali konferencyjnej, może być trudne, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś wykonywał wiele zadań jednocześnie podczas zdalnego uczestnictwa.

Awarie technologii

- Nie słyszymy cię. Prawdopodobnie zbyt dobrze znasz to zdanie po prawie roku wirtualnych spotkań. Problemy technologiczne - czy to audio, wizualne czy połączenie internetowe - są podstępne, jeśli chodzi o spotkania hybrydowe. Zabierają czas, zmniejszają wpływ treści i zmniejszają zaangażowanie.

Współdziałanie wideokonferencji jest również pokrewnym problemem - nie ma jednej zunifikowanej platformy wideo, z której wszyscy korzystamy. Wiele platform nadal nie może się ze sobą komunikować (chociaż Zoom i Teams zrobiły postępy w tej kwestii na początku tego roku). Oznacza to, że musisz polegać na tym, że wszyscy uczestnicy są zaznajomieni z platformą wideo, którą zdecydujesz się użyć, lub alternatywnie, że Twoja sala konferencyjna jest wyposażona do obsługi platformy, z której wolą korzystać.

To jest coś, co wzięliśmy pod uwagę podczas projektowania naszego rozwiązania do sal konferencyjnych Launchera . Po zainstalowaniu Launchera na ekranie sali konferencyjnej możesz łatwo uruchomić zaplanowaną rozmowę jednym naciśnięciem przycisku, niezależnie od platformy. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans ... Launcher działa z narzędziami, z którymi pracujesz.

Jak wdrożyć spotkania hybrydowe?

W pewnym sensie spotkania hybrydowe są bardzo podobne do zwykłych spotkań. Obowiązują te same zasady. Spotkania powinny być przydatne, mieć za sobą intencje i zachęcać do znaczącego wkładu.

Psycholog organizacyjny Roger Schwartz z Harvard Business Review oferuje następujące przydatne porady:

„Zwróć uwagę, czy celem każdego tematu jest dzielenie się informacjami, poszukiwanie wkładu w podjęcie decyzji lub podejmowanie decyzji. Ułatwi to członkom zespołu efektywne uczestnictwo, wiedząc, czy muszą po prostu słuchać, dawać swój wkład lub uczestniczyć w procesie decyzyjnym.