Wyzwanie

Jeszcze przed pandemią organizacja dostrzegła potrzebę wprowadzenia rozwiązania dla swoich sal konferencyjnych, które umożliwiłoby pracownikom i klientom łatwą i bezpieczną komunikację za pośrednictwem wszystkich platform wideokonferencyjnych. W związku z przyspieszonym wdrażaniem modelu pracy hybrydowej kluczowe znaczenie miało zapewnienie pracownikom możliwości pełnego uczestnictwa w spotkaniach – zarówno w domu, jak i w biurze.

Wyposażenie sal konferencyjnych we wszystkich lokalizacjach biur Bishop Fleming składało się z komputera podłączonego do ekranu. Dyrektor ds. technologii Andrew Yearsley opisał doświadczenia związane ze zdalnymi spotkaniami jako nieoptymalne zarówno pod względem użyteczności, jak i bezpieczeństwa.

Aby rozpocząć wideokonferencję, pracownicy musieli logować się na swoje konta, aby uzyskać dostęp do linków, a na komputerze w sali często instalowano nieautoryzowane oprogramowanie. Po zakończeniu rozmowy pracownicy nie zawsze pamiętali o wylogowaniu się i usunięciu swoich danych uwierzytelniających, co stwarzało ryzyko ujawnienia poufnych lub osobistych informacji.

Dla Andrew Yearsleya, dyrektora ds. technologii w Bishop Fleming, największym wyzwaniem było znalezienie rozwiązania, które zapewniłoby proste, a jednocześnie bezpieczne doświadczenie użytkownika – niezależnie od tego, jakie rozwiązanie do wideokonferencji wybiorą klienci. Teams, Zoom, Lifesize, BlueJeans, Webex czy GoToMeeting – organizacja chciała zapewnić obsługę wszystkich platform.

Do tego wyzwania doszła chęć zapewnienia jednolitego doświadczenia z wideokonferencji w salach konferencyjnych we wszystkich lokalizacjach. „Ponieważ nasi pracownicy przemieszczają się między biurami, musimy mieć pewność, że mogą płynnie przechodzić z jednego do drugiego” – komentuje Yearsley.

W związku z wdrożeniem przez organizację modelu pracy hybrydowej kierownictwo firmy Bishop Fleming chciało zapewnić wszystkim pracownikom możliwość pełnego uczestnictwa w spotkaniach, niezależnie od tego, czy dołączają do nich z domu, czy z sali konferencyjnej.

Rozwiązanie

Kiedy w 2020 roku firma Bishop Fleming przeniosła się do nowej siedziby w Bristolu, we współpracy z dostawcą rozwiązań IT, firmą Jigsaw24, zainwestowała w sześć nowo wyposażonych sal konferencyjnych, aby umożliwić prowadzenie spotkań hybrydowych i zdalnych. W ramach tego projektu na sześciu ekranach dotykowych Clevertouch UX Pro zainstalowano oprogramowanie DisplayNote Launcher.

Dzięki zainstalowanemu oprogramowaniu Launcher użytkownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do pełnej gamy platform wideokonferencyjnych wykorzystywanych przez klientów organizacji oraz rozpoczynać lub dołączać do rozmów za pomocą jednego dotknięcia. Po zakończeniu rozmowy funkcja Automatic Cleanup usuwa ślady aktywności użytkownika, w tym dane logowania oraz historię przeglądania. Zapewnia to bezpieczeństwo i ochronę wszystkich danych.

Ponieważ aplikacja Launcher stanowi wartość dodaną dla 6 nowych, przebudowanych sal, Yearsley i jego zespół wdrożyli ją od tego czasu we wszystkich salach konferencyjnych organizacji – łącznie na 21 ekranach, w tym na starszych ekranach bez funkcji dotykowej.

Wynik

Dzięki zastosowaniu aplikacji Launcher w trybie kioskowym we wszystkich lokalizacjach użytkownicy zyskują spójne doświadczenia związane z prowadzeniem spotkań we wszystkich oddziałach firmy, co ułatwia pracownikom przemieszczanie się między biurami.

Pracownicy mogą w pełni uczestniczyć w spotkaniach niezależnie od tego, gdzie się znajdują, i z łatwością dołączać do rozmów, niezależnie od rozwiązania wybranego przez ich klientów.