Jak bude vypadat zasedací místnost po pandemii? V tuto chvíli je těžké říci. Jedna věc je jistá; už to nebude úplně stejné jako dřív. Proč?
1 . Vzdálená práce je tu, aby zůstala - což znamená, že videokonference jsou také pevně zasazeny. 77% zaměstnanců požaduje větší flexibilitu na pracovišti po COVID. Koncept „hybridní práce“ se proslavil v reakci na naše měnící se pracovní návyky v tomto roce, přičemž mnoho globálních organizací se rozhodlo pro tento kombinovanější model práce dlouhodobě.
2. Větší shromáždění lidí bude pravděpodobně do roku 2021 omezeno . Cestovní a sociální omezení sníží v dohledné budoucnosti objem a frekvenci osobních setkání.
To nás může přivést pouze k jednomu závěru: hybrid je nový standard.
Co to vlastně je hybridní setkání?
Hybridní schůzky se týkají těch, kde nejsou všichni účastníci v místnosti. Někteří účastníci jsou společně na stejném místě, zatímco ostatní účastníci se ke schůzce připojují prostřednictvím konferenčního hovoru nebo webových platforem.
Pro facilitátory může být hybridní schůzky obtížné spravovat, protože se nemůžete spoléhat na to, že každý bude mít přístup ke stejné technologii schůzek nebo fyzickým zdrojům. Odborníci na vzdálenou týmovou práci často doporučují přijmout toto pravidlo: pokud je někdo virtuální, každý je virtuální ; což znamená, že jakákoli schůzka se vzdálenými účastníky by měla být přesunuta zcela do virtuálního prostoru pro schůzky.
Jaké jsou výhody hybridních setkání?
Jak by mohlo slovo napovídat, „hybridní“ nabízí výhody obou typů schůzek: tváří v tvář a na dálku. Fyzičtí účastníci těží z bohatství osobní komunikace, zatímco vzdálení účastníci mají flexibilitu videokonferencí.
Přístupnost
Hybridní schůzky zajišťují, že schůzky jsou přístupné každému, kdo tam musí být - ať už se připojí z domova nebo z jiné země. To také pomáhá zvýšit účast těch, kteří mohou mít omezení cestování kvůli špatnému zdravotnímu stavu, finančním důvodům nebo zhoršené mobilitě. A pro společnost s globalizovanou pracovní silou to vytváří soulad a usnadňuje integraci mezi týmy.
Úspora nákladů
U větších schůzek s účastníky z jiných zemí/organizací - hybridní schůzky nabízejí snížené náklady na pronájem prostor, stravování, ubytování atd. Zaměření schůzky se více zaměřuje na obsah než na vnější faktory, jako je pohodlí sedadel a sendvičové talíře (které jsou chvílemi diskutabilní).
Rozsáhlá spolupráce
Zatímco hybridní schůzky mohou postrádat intimitu a produktivitu menších osobních setkání, umožňují sdílení myšlenek mezi širším publikem, zvyšují účast a přispívají.
Nástroje pro bezdrátové sdílení, jako je Montage, znamenají, že účastníci v místnosti mohou sdílet a spolupracovat na obsahu na obrazovce zasedací místnosti v reálném čase.
Jaké jsou výzvy hybridních setkání?
Jako u všeho v životě, vždy existuje stinná stránka - to platí i pro hybridní schůzky. Jednou z významných nevýhod jsou technická hlediska těchto schůzek, konkrétně digitální rozptýlení a selhání technologie.
Digitální rozptýlení
V zasedací místnosti provádí více úkolů 73% lidí.
Tam, kde může být náročné procházet web nebo číst e -maily, když sedíte vedle reproduktoru ve fyzické zasedací místnosti, vám nic nebrání v multitaskingu při vzdálené účasti.
Selhání technologie
"Neslyšíme vás." Po téměř roce virtuálních schůzek jste s touto frází pravděpodobně příliš dobře obeznámeni. Technologické problémy - ať už jde o zvukové, vizuální nebo internetové připojení - jsou zákeřné, pokud jde o hybridní schůzky. Zabírají čas, snižují dopad obsahu a snižují zapojení.
Interoperabilita videokonferencí je také souvisejícím problémem - neexistuje žádná jednotná platforma videa, kterou všichni používáme. A mnoho platforem mezi sebou stále nemůže komunikovat (i když Zoom a Teams se v tomto problému na začátku tohoto roku posunuly). To znamená, že se musíte spoléhat na to, že vaši účastníci budou obeznámeni s videoplatformou, kterou se rozhodnete použít, nebo alternativně, že vaše zasedací místnost je vybavena tak, aby zvládla platformu, kterou raději používají.
Na to jsme při navrhování našeho řešení zasedací místnosti Launcher mysleli. S nainstalovaným spouštěčem na obrazovce zasedací místnosti můžete snadno zahájit naplánovaný hovor pouhým stisknutím tlačítka, bez ohledu na platformu. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans ... Launcher pracuje s nástroji, se kterými pracujete.
Jak implementuji hybridní setkání?
Hybridní setkání jsou svým způsobem velmi podobná pravidelným setkáním. Platí stejná pravidla. Setkání by měla být užitečná, mít za sebou záměr a podporovat smysluplný přínos.
Organizační psycholog Roger Schwartz z Harvard Business Review nabízí tuto užitečnou radu:
"Všimněte si, zda je účelem každého tématu sdílení informací, hledání vstupů pro rozhodnutí nebo rozhodnutí." Členům týmu to usnadní efektivní účast, protože vědí, zda jsou povinni jednoduše naslouchat, vyjádřit svůj názor nebo být součástí rozhodovacího procesu.
